Los compradores podrían sentirse más seguros con la compra guiada

Catálogos confusos o condiciones estrictas a la hora de elegir proveedores... incluso los procesos operativos de compra más sencillos pueden requerir una gran cantidad de tiempo si se quieren evitar errores en los pedidos. Aquí entran en juego las soluciones de software de compra guiada, que simplifican el proceso de compra y lo automatizan al máximo. A pesar de la complejidad de los sistemas de compras B2B de las empresas, este tipo de ayuda a la hora de adquirir suministros permite a los empleados hacer pedidos sin necesidad de introducciones previas.

Y es que las soluciones de compra guiada ganan puntos gracias a que disponen de una interfaz de usuario intuitiva orientada a los procesos de compra B2C. Es decir, acompañan a los usuarios a lo largo de todo el proceso de adquisición, ofrecen recomendaciones y sugerencias y señalan las pautas de compra que la empresa ha establecido. Este apoyo facilita que los compradores adquieran los productos adecuados de los proveedores adecuados al mejor precio.
 

Hacer pedidos sin la participación del Departamento de Compras

Estas soluciones de adquisición también pueden reducir la carga del Departamento de Compras, ya que permiten realizar determinados pedidos sin que este intervenga. Por otro lado, las compras descontroladas están muy extendidas y muchos departamentos especializados las hacen sin consultar al Departamento de Compras. En particular, este método se suele usar para pedir materiales procedentes de compras indirectas o piezas C de valor comparativamente bajo.

Las desventajas de la compra descontrolada como la falta de transparencia, el aumento de los costes del proceso y los proveedores inadecuados se minimizan con la compra guiada, donde los empleados de los departamentos especializados pueden seleccionar los materiales y realizar ellos mismos los pedidos. El soporte informático, por su lado, garantiza que se cumplen las especificaciones definidas por el Departamento de Compras y que los pedidos se registren correctamente con todos los datos necesarios.
 


Más ventajas de los sistemas de compra guiada: el ejemplo de SAP

La puesta en marcha de estas herramientas de compra guiada aporta ventajas adicionales a las pymes. Un ejemplo sería SAP Ariba Guided Buying, una de las herramientas de software de abastecimiento más probadas donde los usuarios se benefician de muchas maneras:
 

  • Categorías de gastos preconfiguradas para cada sector.
  • Control de costes y visualización clara de los gastos de cada empleado en tiempo real.
  • Reducción de los plazos de tramitación de pedidos, facturas y pagos con el consiguiente ahorro de costes.
  • Mejor uso de las rebajas y descuentos de los proveedores.
  • Acceso a Ariba Network, una de las mayores redes mundiales de socios comerciales con alrededor de 3,7 millones de empresas.
     

Cómo los chatbots pueden guiarle en el proceso de compra

En muchos casos se integran bots que actúan como asistentes virtuales para guiar a los clientes durante el proceso de compra en estos sistemas de compra guiada, donde ofrecen categorías de productos para que el usuario pueda llegar al artículo deseado con solo unos clics. Por otro lado, si no se trata de un producto común y pedido con frecuencia, podemos orientar al chatbot con una frase o una palabra.

Por ejemplo, si un empleado necesita papel nuevo para la impresora e introduce esta palabra, el bot lo guía por el resto del proceso de pedido y pregunta por el formato y otras propiedades. Una vez que se ha encontrado el papel adecuado, la hoja de pedido cumplimentada por el bot se envía al Departamento de Compras o directamente al proveedor en función del valor del pedido y de si requiere aprobación.

Hoy en día, estos chatbots inteligentes son tan eficaces como los empleados humanos y se puede contactar con ellos a través de varios canales: ya sea en el ordenador o en el smartphone, por mensaje de voz o de texto, los chatbots de IA pueden adaptarse a cualquier situación e integrarse en cualquier plataforma.