El proceso de compra: Los ocho pasos en detalle

1. Evaluación de las necesidades  

La evaluación de necesidades tiene lugar al principio de cada pedido. Proporciona una visión general de los bienes y servicios que necesita la empresa. Para ello, se comparan las existencias de material con los pedidos de producción y venta, así como con los pedidos de compra. 
En general, para la evaluación de las necesidades se distingue entre tres tipos diferentes de necesidades. Necesidades primarias (por ejemplo, dispositivos vendibles y piezas de recambio), necesidades secundarias (por ejemplo, materias primas y piezas sueltas) y necesidades terciarias (por ejemplo, materiales auxiliares y suministros). 
Existen básicamente tres formas de llevar a cabo la evaluación de las necesidades. Éstas son: determinista, estocástica y heurística. Con el enfoque determinista, la evaluación se realiza utilizando listas de existencias y fórmulas. El enfoque estocástico utiliza datos de consumo anteriores. Para ello, se utilizan métodos matemáticos como el análisis de regresión y los promedios calculados, entre otros. Con el enfoque heurístico, las necesidades se determinan según estimaciones subjetivas de personal experimentado.

 Lista de comprobación:

  • ¿Se han determinado la cantidad y la calidad necesarias?
  • ¿Cuál es la media de existencias de material?
  • ¿Cuántas veces al año se renueva el almacén?
  • ¿Por término medio, cuánto tiempo se almacena cada material en el almacén?
  • ¿Qué bienes y servicios hay que comprar?

 

2. Control de existencias

El control de inventario es una parte importante de la evaluación del inventario. Permite comparar el valor objetivo y el valor real de las existencias en forma de datos maestros de artículos, números de serie y listas de precios. A partir de ahí, pueden obtenerse importantes ratios sobre existencias actuales, existencias mínimas, consumo medio, precios de compra, pedidos planificados y mucho más. El control de existencias es un paso inicial importante en la preparación del pedido.

Lista de comprobación:

  • ¿Están documentados todos los stocks de material, movimientos, entradas y salidas?
  • ¿Cuál es el plazo de entrega y el índice de rotación?
  • ¿Cuánto se pide y cuándo?
  • ¿Dónde se almacenan los artículos en su empresa?
  • ¿Qué artículos hay que contar y cuándo?

 

3. Aprobación del presupuesto

Una vez determinado el control del inventario y la evaluación de las necesidades, hay que confirmar el presupuesto. Se trata esencialmente de una cuestión de gestión, no de logística de materiales. En general, antes de que se apruebe un presupuesto, un centro de costes (normalmente interno) comprueba que todos los pedidos previstos se ajustan a un marco financiero global. En este punto, también se llevan a cabo medidas de protección de la liquidez, lo que significa que muchos pedidos representan transacciones "a medida".
 No podemos ofrecerle una lista de comprobación para la aprobación presupuestaria, ya que este proceso depende estrechamente de las respectivas directrices de la empresa. Esto significa que no se pueden hacer afirmaciones generales.
 

4. Selección de proveedores

Una vez aprobado el presupuesto, llega el momento de seleccionar a los proveedores adecuados. En esta fase, también es importante proceder con sumo cuidado, porque la calidad de su servicio o de sus productos depende en gran medida de la calidad de los materiales, productos y servicios adquiridos. Por este motivo, la selección de proveedores debe considerarse parte del proceso de contratación estratégica y suele realizarse con bastante antelación. 
A la hora de examinar a los (nuevos) proveedores, aconsejamos realizar una encuesta formal en forma de cuestionario. También pueden realizarse auditorías externas en las instalaciones del proveedor para demostrar la calidad del sistema in situ. Y por último, pero no por ello menos importante, todas las muestras deben comprobarse minuciosamente.

Lista de comprobación:

  • ¿Es el proveedor adecuado para cumplir sus requisitos de calidad especificados?
  • ¿Cuál es la tendencia de precios y costes del proveedor?
  • ¿Qué pasa con los plazos de entrega y el cumplimiento de los calendarios?
  • ¿Cuáles son las condiciones de entrega?
  • ¿Cuánto duran los plazos de entrega?
  • ¿Puedo solicitar muestras?
  • ¿Hay una persona de contacto permanente?
  • ¿Es flexible y receptivo el proveedor?
  • ¿Cuáles son los plazos de pago?
  • ¿Qué formas de pago existen?
  • ¿Qué descuentos hay?
  • ¿Es necesario un acuerdo de confidencialidad?

 

También puede encontrar información más detallada sobre el tema de la selección de proveedores aquí.
 

5. Pedidos

 La selección del proveedor marca el final del proceso de toma de decisiones. Es posible tener en cuenta a varios proveedores diferentes a la hora de hacer la selección, lo que significa que puede cambiar a un proveedor alternativo si es necesario. Ahora viene el pedido. El pedido es la petición formal a un proveedor para que suministre un producto o preste un servicio. Si el pedido se realiza inmediatamente después de una oferta vinculante de un proveedor, y dentro del plazo de aceptación de la oferta, se redacta directamente un contrato. Si la oferta no era vinculante, el proveedor debe responder primero al pedido con una confirmación de pedido.

Lista de comprobación:

  • ¿Contiene el pedido todos los artículos en las cantidades y unidades de medida correctas?
  • ¿Se especifican la fecha y la dirección de entrega?
  • ¿Contiene el pedido toda la información sobre el precio, la divisa y las condiciones de pago?
  • ¿Es correcta la dirección del proveedor?
  • ¿Se ha creado un historial del pedido?
  • ¿Se han aclarado todas las opciones y procedimientos de devolución?
  • ¿Existen opciones para el seguimiento del pedido?
  • ¿Existen condiciones especiales de garantía o características específicas de cada país?
  • ¿Es el equipo de atención al cliente del proveedor fácilmente accesible en todo momento?

 

6. Seguimiento del pedido

Siempre es posible que un proveedor incumpla los plazos de entrega o entregue artículos incorrectos, y por eso es esencial el seguimiento de los pedidos. Para ello es importante documentar con precisión el historial de pedidos. Sólo un historial de pedidos correctamente gestionado permite reaccionar a tiempo ante los acontecimientos (por ejemplo, en forma de recordatorios) y evitar daños en el propio proceso de valor añadido. Para controlar los pedidos, existen sistemas que se integran en la propia TI de la empresa.

Lista de comprobación:

  • ¿El historial de pedidos es claro e informativo?
  • ¿Se cumplen los plazos o hay retrasos?
  • ¿Está todo preparado para un posible sistema de recordatorio y demanda?
  • ¿Hay que anular los pedidos?

Consejo: Lea nuestro artículo gratuito sobre la influencia de la digitalización en el proceso de contratación y descubra cómo puede beneficiarse de ella.
 

7. Recepción de mercancías

La recepción de mercancías implica algo más que la aceptación física del pedido o pedidos realizados. También incluye la documentación de la recepción y el envío de los artículos y sus datos de entrada. El valor y la cantidad de las mercancías recibidas también deben registrarse en su contabilidad. Por lo general, estos registros se realizan utilizando los albaranes o las facturas que muestran la recepción de las mercancías. 
Cuando se reciben las mercancías, es importante cotejar cuidadosamente las mercancías entregadas con el albarán de entrega. Si al recibir la mercancía se detectan defectos, hay que rechazarla o presentar inmediatamente una reclamación al proveedor. En caso contrario, se considerará entregada la cantidad indicada en el albarán de entrega y libre de daños.

Lista de comprobación:

Antes de aceptar la mercancía

  • ¿La mercancía está destinada a usted?
  • ¿Está realmente disponible el pedido de la mercancía?
  • ¿Coincide el número de paquetes entregados con el número que figura en los documentos de entrega?
  • ¿Están los artículos sujetos a cambio en condiciones de ser cambiados?
  • ¿Las mercancías presentan daños visibles desde el exterior?
  • ¿Se ha respetado la fecha de entrega?

Después de aceptar la mercancía

  • ¿Contienen los paquetes lo que figura en el exterior?
  • ¿Muestran las mercancías signos de daños que no eran visibles desde el exterior?

 

8. Tramitación del pago

Una vez aceptada la mercancía, el departamento de contabilidad comprueba la factura en cuanto está disponible. La factura debe coincidir tanto con el pedido como con el albarán de entrega. Si no es así, es tarea del departamento de contabilidad resolver estas discrepancias. Para ello, el departamento de contabilidad se pone en contacto tanto con el proveedor como con el departamento de compras. Una vez aclarado todo, se aprueba y contabiliza la factura. Se crea una autorización de pago y el importe de la factura puede abonarse a través del banco.

Lista de comprobación:

  • ¿Coinciden el pedido y los datos del albarán?
  • ¿Son correctos todos los datos bancarios?
  • ¿Se han comprobado y aprobado todos los pasos del pago?
  • ¿Está claro dónde y cómo debe archivarse la factura?

El proceso de adquisición finaliza una vez que se ha pagado la factura. 
Independientemente de que trabaje en una empresa bastante pequeña o en una gran corporación, las etapas del proceso de adquisición suelen seguir este patrón. Hoy en día, estos procesos también pueden apoyarse en programas informáticos. 


En nuestra plataforma B2B europages encontrará proveedores competentes de diversos sectores.