Los KPI en la gestión de las compras: diez indicadores fundamentales

La Confederación Española de la Pequeña y Mediana Empresa (CEPYME) recalca la importancia de contar con datos precisos y sólidos que ayuden a analizar los procesos de compra. Estos incluyen las métricas utilizadas tradicionalmente, que se centran en las cifras netas y en la evolución económica de una empresa y, además, otros indicadores que han ido cobrando importancia en los últimos años y que miden aspectos como la responsabilidad social corporativa o el grado de preparación de la empresa ante posibles contratiempos. Los repasamos a continuación.

 Pero ¿qué son los KPI?

 KPI son las siglas de “Key Performance Indicator”, o “indicador clave de rendimiento”. Miden el rendimiento de una empresa y, en el ámbito de las compras, son útiles, por ejemplo, para comprobar la efectividad de los distintos procesos y proyectos. En definitiva, estas métricas son una herramienta de información y documentación que puede ayudar a monitorizar la actividad, detectar problemas, observar tendencias y tomar decisiones de cara al futuro.

 Diez KPI que hay que vigilar de cerca

 1. Ahorro de costes

 No es una novedad, pero el ahorro de costes sigue siendo en 2022 uno de los KPI a los que más atención debe prestarse en la gestión de compras. Reducir gastos es uno de los objetivos principales de cualquier empresa, y observar la evolución del ahorro total año tras año es una buena forma de comprobar si se está logrando. Puede medirse sobre el coste real o sobre los costes previstos, y un buen resultado en este apartado tiene un impacto directo en el éxito financiero de una empresa.

 2. Elusión de costes

 Si el ahorro de costes es la reducción de los gastos actuales de una empresa, la elusión de costes hace referencia a todas aquellas acciones destinadas a evitar gastos futuros. Se trata de medidas intangibles que no aparecen reflejadas en los estados financieros de una empresa, pero de las que sí se puede hacer un seguimiento mediante indicadores clave de rendimiento. Estos KPI realizan un cálculo aproximado del volumen de gastos que se están evitando con las acciones emprendidas. Por ejemplo, si una empresa adquiere impresoras de láser, mediante una estimación de los gastos medios que conlleva el mantenimiento de impresoras de tinta tradicionales, es posible saber cuánto se está ahorrando a medio y largo plazo.

 3. Desviación presupuestaria

 Es habitual que los costes de un proyecto varíen con respecto a lo planeado, y esta métrica compara el gasto real derivado de las adquisiciones con el coste previsto. Revisar este KPI con frecuencia es imprescindible en cualquier departamento de compras, ya que permite comprobar la evolución del gasto anual de una compañía en relación a las previsiones iniciales y evitar costes innecesarios a la hora de realizar nuevos pedidos. 

 4. Tiempo del ciclo de la orden de compra

 Se mide en días y horas, y especifica el tiempo medio que transcurre desde que se presenta una solicitud de compra hasta que esta se transmite a un proveedor. Esta métrica puede alertar de posibles problemas en los procedimientos de trabajo habituales de la compañía. El ciclo de la orden de compra en las empresas más eficientes del mercado suele ser de unas cinco horas, aunque existen compañías en las que este se puede alargar durante más de dos jornadas laborales.

 5. Tasa de defectos del proveedor

 Si una empresa quiere lograr sus objetivos, debe contar con proveedores en los que pueda confiar plenamente, y debe prestar atención a una serie de KPI que analicen su rendimiento, como la de cumplimiento de entregas. Uno de los indicadores más útiles en este sentido es la tasa de defectos del proveedor, que se mide en número de productos defectuosos por millón de unidades y nos ayuda a tener claro qué proveedores son los más fiables.

 6. NPS de proveedores

 El Net Promoter Score es un indicador especialmente útil para los departamentos de compras, pues refleja la proporción de clientes que recomiendan a un proveedor con respecto a los que no. Se calcula en base a los resultados de encuestas de satisfacción y no puede ser el único indicador en el que basar la toma de decisiones, pero tampoco conviene ignorarlo.

 7. Diversidad

 Los valores éticos de una empresa son, según Forrester, un factor decisivo para que muchos consumidores se decanten por una marca. La apuesta por la diversidad es esencial dentro de la responsabilidad social corporativa, y no puede ser meramente cosmética ni un simple instrumento de marketing. Los clientes y accionistas de las empresas esperan que estas cuenten con proveedores que promuevan la diversidad entre sus empleados y, por eso este es un KPI que ha ido cobrando importancia durante los últimos dos años. También es importante tener en cuenta la diversidad geográfica, algo que ha puesto de manifiesto la pandemia, que ha afectado a la cadena de suministro en distintas regiones. Este factor se mide con un KPI propio.

 8. Gasto bajo gestión

 En un artículo publicado este año, Cepyme incide en la importancia de dividir los gastos en distintas categorías que sean medidas por indicadores clave específicos. Uno de los KPI que destaca es el gasto bajo gestión, que indica el porcentaje de los gastos de una compañía que están controlados por el propio equipo de compras. A medida que aumenta el número de costes gestionados en este departamento, crece también la capacidad de la empresa para optimizar y prever gastos. 

9. ROI de adquisiciones

 Este indicador, que se obtiene dividiendo el ahorro anual de costes entre el coste anual de las adquisiciones, es especialmente útil en la toma de decisiones y el análisis interno. Calcular el retorno de la inversión (o ROI) en la gestión de compras sirve para conocer la rentabilidad del gasto en proyectos y en procesos de racionalización u optimización, una información que conviene conocer antes de planificar futuras inversiones.

 10. Competitividad de los precios

 El último KPI de la lista compara el precio pagado a un proveedor con los precios habituales del mercado. Es esencial conocer si el precio que se paga resulta competitivo en relación al valor añadido que nos aporta un pedido, por lo que este indicador nos facilita la toma de decisiones. Prestar atención al valor añadido es, además, un modo de evitar situaciones de monopolio en las que solo los proveedores con los precios más bajos sobreviven, ya que esto puede acabar repercutiendo en la calidad del producto.

 En conclusión, el seguimiento y análisis de estos indicadores, junto con el de otros KPI específicos de la organización o el sector, puede ofrecer una visión completa del proceso de gestión de compras y ayudar a tomar medidas para contribuir a su optimización, con un impacto directo en los resultados.