¿En qué consiste exactamente la gestión de datos?
 

La gestión de datos es el eje central de la empresa, ya que permite acceder a la información cuando y donde se necesita. Consiste en recoger todos los datos que se acumulan en la empresa, desde la información de los clientes hasta las cifras de ventas o de producción, y organizarlos para generar valor.

La gestión de datos se basa en tres procesos clave:
 

  • Recogida y almacenamiento: recogida sistemática y almacenamiento seguro de todos los datos relevantes en una ubicación centralizada (p. ej., en una base de datos o en servicios en la nube).
     
  • Control de calidad: comprobación y limpieza periódica de los datos para evitar errores, duplicados y discrepancias.
     
  • Análisis e interpretación: utilización de métodos y herramientas para identificar patrones y tendencias relevantes dentro de los datos.
     
  • Accesibilidad: tratamiento de la información para ponerla a disposición de los responsables de la toma de decisiones en un formato fácil de interpretar.
     
  • Cumplimiento y protección de datos: protección contra los accesos no autorizados y el uso indebido en cumplimiento de las normativas aplicables, como el Reglamento General de Protección de Datos (GDPR) de la Unión Europea.
     

En resumen, la gestión de datos ofrece método, transparencia y seguridad a la gestión de uno de los recursos más valiosos de las empresas.

 

Datos maestros y de transacciones: los dos pilares de la gestión de datos
 

Las empresas necesitan distintos tipos de datos. Entre estos, los más importantes son los datos maestros y los de transacciones.

Los datos maestros son como la tarjeta de presentación de la empresa. Contienen información sobre los socios comerciales que no suele cambiar: datos de clientes, información de productos, direcciones de proveedores, etc. Estos datos son la base de muchos procesos y se utilizan en distintos departamentos.

Por otro lado, los datos de las transacciones reflejan el funcionamiento diario de las operaciones. Recogen todas las acciones y cambios dentro de la empresa: pedidos, entregas, facturas, datos de producción... todo lo que cambia. Estos datos ofrecen información muy valiosa sobre las dinámicas empresariales, y ayudan a identificar tendencias y agilizar procesos.

Los datos maestros proporcionan una base de información, y los datos de transacción los detalles. Juntos, ofrecen una imagen completa de la empresa que es esencial para la gestión de datos.

 

Del caos a la ventaja competitiva: beneficios de una gestión inteligente de los datos
 

La gestión de datos no solo sirve para ordenarlos, sino que permite utilizarlos para mejorar la eficiencia de las operaciones y la toma de decisiones, y lograr un crecimiento sostenible.

 

¿Qué beneficios tangibles ofrece?
 

  • Agilidad y capacidad de respuesta: en un contexto empresarial como el actual, que evoluciona de rápidamente, es imprescindible reaccionar con velocidad ante los cambios. Con una gestión de datos eficiente, es posible acceder a la información que se necesita en el momento justo.
     
  • Decisiones informadas: las decisiones basadas en la intuición son cosa del pasado, ahora es necesario apoyarlas con datos. Analizar datos de distintas fuentes permite identificar tendencias, minimizar riesgos y detectar nuevas oportunidades.
     
  • Optimización de procesos: la gestión de datos ayuda a simplificar y automatizar los flujos de trabajo. La trasmisión eficiente de los datos permite ahorrar tiempo y recursos para aumentar la productividad.
     
  • Mejora de la colaboración: la democratización del acceso a los datos facilita la transparencia y la colaboración. Permite evitar malentendidos y barreras de comunicación, y facilita que todo el mundo comprenda los objetivos comunes de la empresa.
     
  • Cumplimiento y gestión de riesgos: una buena gestión de los datos ayuda a la empresa a cumplir con sus obligaciones de cumplimiento y reduce los riesgos legales.
     

Los datos son el nuevo petróleo, pero para aprovechar todo su valor es necesario gestionarlos correctamente.

 

La limpieza de datos, un aliado imprescindible para mejorar su calidad y evitar costosos errores
 

La gestión de datos ofrece numerosos beneficios, pero no está exenta de problemas. Una de las mayores dificultades es garantizar la calidad de los datos, pero ¿qué significa este concepto?

Básicamente, significa que los datos deben ser coherentes y correctos. Aunque parezca sencillo, en la práctica, suele ser una labor compleja. Los datos incorrectos se multiplican rápidamente y pueden dar lugar a problemas importantes.

Imagínate que tu departamento de compras trabaja con datos no actualizados y basa sus pedidos en precios incorrectos, o que tus productos no se almacenan en el lugar correcto o se envían a la dirección equivocada. Estos errores no solo cuestan tiempo y dinero, sino que también pueden perjudicar la confianza de tus clientes y socios.

La limpieza de datos ayuda a evitar estos problemas y es un proceso fundamental de la gestión de datos. Consiste en identificar, corregir o eliminar datos erróneos, incompletos o irrelevantes.

Su objetivo es crear un conjunto de datos limpio y coherente que ofrezca una base fiable para todos los procesos empresariales.

La limpieza de datos se divide en varias etapas:
 

  • Identificación de datos incorrectos, como los que están duplicados, incompletos o tienen erratas.
     
  • Corrección de errores, como las erratas o los campos incompletos.
     
  • Eliminación de datos irrelevantes, como los registros obsoletos.
     

Para que sean eficientes, los procesos de limpieza de datos requieren acciones tanto manuales como automatizadas y soluciones de software especializadas.

Garantizar la calidad de los datos es un esfuerzo que merece la pena, ya que su fiabilidad es clave para que tu empresa pueda seguir creciendo en el futuro.

 

Cómo adelantarse a un futuro gobernado por los datos con la ayuda del big data, los servicios en la nube y la IA
 

La gestión de datos está cambiando rápidamente. El avance de la digitalización está generando enormes cantidades de datos, lo que llamamos big data, que es necesario saber gestionar.

Tecnologías innovadoras, como la inteligencia artificial (IA) y los servicios en la nube, abren las puertas a nuevas posibilidades en el manejo de datos.

Gracias a la IA, ahora es posible identificar patrones que antes estaban ocultos. Con ellos se obtiene información muy valiosa sobre el comportamiento de los clientes, las tendencias del mercado y los riesgos potenciales, y todo ello en tiempo real.

También es posible hacer proyecciones, e incluso predecir con inteligencia artificial las futuras variaciones en los precios para tomar mejores decisiones de compra y venta. La IA puede analizar grandes volúmenes de datos en pocos segundos y descubrir conexiones difíciles de identificar a simple vista.

Además, los servicios en la nube facilitan el acceso a los datos desde cualquier lugar y la colaboración entre equipos globales. Los empleados pueden acceder a toda la información relevante, independientemente de su ubicación, y trabajar juntos en tiempo real.

La nube ofrece soluciones flexibles y escalables para el almacenamiento, el procesamiento y el análisis de los datos. Esta tecnología permite reaccionar rápidamente a los cambios en la demanda y hacer un uso óptimo de los recursos.

La combinación de big data, servicios en la nube e IA crea un ecosistema inteligente que transforma los datos en información valiosa y accionable. Este conocimiento permite a las empresas tomar decisiones informadas, optimizar sus procesos e impulsar la innovación.